Profil recherché :
De formation BAC+3/4 en Assistanat de Direction, Administration des Affaires, Management avec une expérience de 3 ans minimum sur un poste similaire.
Missions du poste :
Le titulaire du poste sera chargé de :
- Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du DG et autres Directeurs
- Accueillir les visiteurs
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions, conférences téléphoniques, etc.)
- Préparer et contrôler les dossiers (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions, etc.) pour les missions
- Assurer la préparation et le suivi des dossiers
- Réceptionner et trier le courrier
- Assister aux réunions et rédiger les comptes rendus
- Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information)
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
- Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting, etc.)
- Gérer les notes de frais
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
- Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL, etc.)
- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus, etc.)
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes du DG)
- Veiller au respect des normes HSE
- Assurer le reporting régulier des activités
Aptitudes :
- Expériences avérées en tant qu’Assistante de Direction
- Connaissance en gestion administrative et des normes rédactionnelles
- Capacité à travailler dans des situations de crise
- Capacité rédactionnelle et d’adaptation
- Capacité de respecter les délais
- Capacité d’élaborer des d’outils de reporting et de tableaux de bord
- Rigoureuse, dynamique et polyvalente
- Avoir un esprit de synthèse et d’analyse
- Maitrise des méthodes de classements et d’archivages et des techniques de numérisation
- Maitrise des outils informatiques (Word, Excel, Power point, etc.)
- Maitrise du français et l’anglais est un atout
Merci d’envoyer votre candidature comprenant un CV à l’adresse job@cawagroup.com en précisant la référence du poste REF_CAWA790_SCG au plus tard le 30/11/2023.
Les candidatures féminines sont vivement souhaitées.
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